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[Mis herramientas] Evernote

abril 9, 2011

Evernote es una aplicación web, de escritorio y móvil que tengo usando como el centro de gran parte de mi información desde hace 2 años, de hecho uno de los primeros artículos que escribí en este blog era sobre Evernote, lo escribí al poco tiempo de empezar a usar el servicio y desde entonces el provecho que le saco y la forma en que lo uso a evolucionado tanto que lo más justo era volver a hablar de esta herramienta.

Lo primero que hay que saber de Evernote es que su misión, en palabras de sus fundadores es “Ser la memoria del mundo”, declaración que de entrada nos habla de la orientación del sistema, una orientación más al almacenamiento de información que a la producción de la misma.
La unidad básica de información en esta aplicación es la nota, una nota tiene un titulo, tiene etiquetas y tiene contenido que puede ser texto, imágenes o PDFs. Gracias a un sistema de OCR (Optical character recognition) el texto dentro de las imágenes puede ser reconocido e indexado para búsquedas posteriores.
Las notas se almacenan en cuadernos, se puede tener una cantidad ilimitada de cuadernos para distintos temas, proyectos o tipos de notas.
Las notas y cuadernos se sincronizan constantemente a través del internet entre los clientes de escritorio, los clientes de dispositivos móviles y la aplicación web, es decir que si creas una nota en tu Mac podrás acceder a ella en tu iPad, iPhone, vía web o para los menos afortunados incluso a través de Windows o Android y próximamente Windows Phone 7.
Los cuadernos pueden ser compartidos con otros usuarios y con el público en general, lo cual le da a Evernote una dimensión de colaboración y una dimensión con mucho potencial pero aún poco explotada en el ámbito social.

En este punto será conveniente mencionar que la aplicación tiene dos tipos de cuentas, una gratuita y una premium. Durante dos años he usado una cuenta gratuita sin problemas, hace todo lo que necesito y solo hay cuatro características de la versión premium que me parecen relevantes:

  1. Posibilidad de cargar al servidor más de 60MB al mes.
  2. Posibilidad de agregar archivos que no sean PDFs ni imágenes, por ejemplo archivos .doc o .ppt.
  3. Posibilidad de consultar distintas versiones de una nota.
  4. La posibilidad de que los cuadernos compartidos no solo sean consultados sino editados.

Aún sin estas cuatro características mi cuenta gratuita es muy poderosa y durante dos años ha sido parte importante de mi flujo de trabajo. Todo, absolutamente todo lo que se que deberé recordar en el futuro es guardado en mi cuenta de Evernote, principalmente en forma de texto o imagen. Cuando empecé a usar la aplicación hace un par de años en mi Mac me parecía excelente pero la funcionalidad que tiene ahora con dispositivos móviles la acerca a la perfección.

A continuación les comparto algunos ejemplos del uso que le doy a esta aplicaición:

  • Tengo un cuaderno en el que anoto cosas que debo recordar como cuentas de banco en las que debo hacer depósitos, un teléfono al que debo llamar más tarde o un sitio web que deseo consultar.
  • Tengo copias escaneadas de algunos documentos que es importante conservar como mi credencial de elector.
  • Todo tipo de listas que me vienen a la mente como “las 10 mejores películas que vi en el 2010”, “Lista completa de las películas de James Bond”, “Lista de directorios que debo respaldar antes de formatear mi disco duro”, “Lista de cosas que debo revisar al subir un sitio web al servidor”, etc.
  • Tengo copias escaneadas de todos los depósitos bancarios que hago ya sea a mi casera o al servicio con el que rento mi servidor o el pago de una tarjeta de crédito.
  • Toda la información de mis servidores, por ejemplo las cuentas de FTP, cuentas de cPanel, cuentas de Google Apps, cuentas de Wufoo, claves de bases de datos SQL, etc.
  • Tengo un cuaderno para cada materia de la universidad en donde guardo todas mis notas de clase y tareas.
  • Tengo un cuaderno de viajes en donde organizo toda la información de los viajes que deseo hacer en el año, destinos, vuelos, precios, lugares de interés, mapas, opciones de hoteles, etc.
  • Tengo un cuaderno lleno de imágenes de patrones que uso como fondo para mis sitios web además de una gran colección de imágenes que uso en los mismos lo cual resulta muy práctico como un catálogo que le puedo enseñar a mis clientes en mi iPad al visitarlos. ¿Que tipo de fondo te gustaría?, ¿Quieres una imagen como esta?, ¿Te gusta este tipo de barra de navegación o este otro?.
  • Cuando encuentro un sitio web cuyo layout o diseño me gusta y deseo tomar ideas de ahí para algún proyecto le tomo una foto y la guardo en un cuaderno.
  • Todo tipo de notas relacionadas con trabajo, minutas de juntas y reuniones, especificaciones de un producto, briefing de un proyecto, necesidades de un cliente, etc.
  • Lista de cosas que quiero comprar, cuando estoy en una tienda y veo algo que me gusta le tomo una foto con mi iPhone y la guardo en una nota con el precio y lugar donde lo vi.

Estas son algunas de las formas en que yo uso Evernote, cada quien puede encontrar nuevas maneras según las necesidades de su flujo de trabajo.

Seguramente se preguntarán como se pueden mantener seguras las notas ya que algunas de ellas tienen información muy sensible. Todos los paquetes de información que son enviados entre las distintas instancias de Evernote están encriptados así que si alguien intercepta la información no podrá leerla. Aunque no hay opción para poner un password para acceder a la aplicación se pueden encriptar notas específicas, cada vez que se habrá una nota de esas lo único que aparecerá será un campo para ingresar una contraseña y al ingresarla aparece la información. Además tanto mi Mac como mi iPad y iPod requieren de una contraseña para ingresar y la única forma de usarlos en caso de robo sería borrando toda la información existente.

Evernote esta evolucionando constantemente y se esta convirtiendo más que en un sistema en una plataforma ya que a su alrededor se han desarrollado muchas aplicaciones, plug-ins y extensiones para diferentes programas. Existen herramientas tanto de la misma aplicación como de terceros para extraer contenido de la web y mandarlo a Evernote de forma rápida y sencilla.

Esta gran aplicación la recomiendo ampliamente y después de dos años puedo atestiguar que es segura, estable y muy funcional.

Pueden descargar Evernote directamente de las App Stores para Mac y iOS.

2 comentarios
  1. David Caules permalink

    Fantástica entrada de Evernote, sin duda la que me ha gustado más de todas las que he visto.

    Tu oratoria és sensacional. Tus ejemplos immaculados… Vaja… exelencia pura y dura.

    Saludos
    David Caules

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  1. Flujo de trabajo de notas, AwesomeNote con Evernote « carlbert apps

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